Adresbestanden

Geboortekaartje biedt de mogelijkheid om adresbestanden te gebruiken om snel meerdere adressen toe te voegen. Hiermee is het dus mogelijk de kaarten vanaf de drukkerij direct naar alle geadresseerden toe te sturen.

Hiervoor maakt Geboortekaartje gebruik van zogenaamde CSV bestanden, een formaat dat door veel software ondersteund wordt en o.a. met Excel te bewerken is. Volg de volgende stappen om ook uw kaartjes met een adresbestand direct te laten bezorgen bij de geadresseerden:

1. Download een voorbeeld

Download hier het voorbeeldbestand. Dit bestand heeft de indeling die de adresgegevens moeten hebben. Onthoudt waar het bestand opgeslagen wordt, bijvoorbeeld in 'Mijn Documenten' of 'Downloads', of sla het bestandje op op je desktop.

2. Open het bestand

Open het bestand vervolgens met Excel. Omdat een CSV bestand niet altijd automatisch met Excel geopend wordt kunt u dit via de rechtermuisknop (Windows) of Ctrl-klik (Mac) aangeven.

Windowsgebruikers zien dan het volgende menu.

3. Bewerking van het adresbestand

De eerste regel van het bestand bevat de kolomnamen. Onze applicatie gebruikt deze om de adressen juist weer te geven, laat deze dus staan, ook al stuur je bijvoorbeeld geen kaarten naar een bedrijf.

Op de tweede regel staat een voorbeeldadres, deze kunt u overschrijven met uw eigen adressen.

Staan alle adressen er in, sla het bestand dan op onder dezelfde naam en behoud het bestandstype .CSV. Als Excel u informeert over de compatibiliteit van functies binnen het bestand kunt u gewoon op Ja of Opslaan drukken.

Voorbeeld van het adresbestand:

De indeling van het bestand is als volgt:

Bedrijfsnaam	Dit veld invullen is optioneel. Als u dit veld niet gebruikt graag toch laten staan, anders gaat het mis. En als u hier wel een bedrijfsnaam invult, dan graag bij het volgende veld ('Volledige naam') t.a.v. voor de naam invullen (bijvoorbeeld: t.a.v. Donald Duck)
Volledige naam	Dit invullen is verplicht. De naam en achternaam gaan samen in dit veld. Optioneel kan je hier een aanhef gebruiken (bijvoorbeeld: mevr. Duck).
Straatnaam + huisnummer	Dit is een verplicht veld. Straatnaam en huisnummer worden door een spatie gescheiden. Eventuele huisnummertoevoegingen mogen ook in dit veld.
Postcode	Verplicht. Bijvoorbeeld 1234AB. Bij verzending naar België volstaan alleen de cijfers.
Plaats	Verplicht veld.
Land	Dit invullen is verplicht. Wij verzenden naar Nederland en België

Bij Excel krijgt u een compitabiliteitswaarschuwing, deze kunt u negeren door hier op Ja te drukken.

4. Uploaden

In onderstaand venster kunt u vervolgens kiezen voor '+ Voeg adressenbestand toe'.

De adressen komen nu automatisch in het scherm, voor de zekerheid raden we je aan ze nog even te doorlopen en waar nodig aan te passen. Klopt alles? Dan is alles klaar om de kaarten direct naar alle geadresseerden te laten verzenden.